Morgen stehen zehn Termine an
Einer davon platzt, und Sie erfahren es vor der verschlossenen Tür. Anna ruft heute alle durch und sagt Ihnen, wer bestätigt hat und wer verschieben will.
KI-Telefonassistentin für kleine Unternehmen in Österreich
Zehn Anrufe auf der Liste. Anna ruft an.
Termine bestätigen, Rückrufe erledigen, nach dem Auftrag nachfragen: Sie sagen Anna, wen sie anrufen und was sie klären soll. Anna telefoniert, während Sie arbeiten, und Sie lesen danach, was herausgekommen ist.
- Sie geben frei, Anna wählt
- Ergebnis zu jedem Anruf
- Nur mit Anlass, nie Kaltakquise
Anna ruft an · Termine morgen Beispielansicht
Anna ruft an: Fam. Huber · Termin 13:30
- 08:00 Hr. NovakTermin passt · kommt wie geplant Bestätigt
- 09:30 Fr. BergerMorgen geht nicht · neu: Do 10:00 Verschoben
- 11:00 Büro LehnerMailbox · nächster Versuch 14:00 Offen
- 13:30 Fam. HuberAnna wählt gerade Läuft
4 Aufträge · 1 bestätigt · 1 verschoben · 2 offen
Aus dem Arbeitsalltag
Die Anrufe, die Sie machen müssten. Und nie schaffen.
Jeder dieser Anrufe dauert zwei Minuten. Zusammen kosten sie den Vormittag, also bleiben sie liegen.
Drei Rückrufe von gestern
Sie wollten sich melden, dann kam die Baustelle. Anna ruft zurück, klärt, worum es geht, und vereinbart einen Termin mit Ihnen, wenn es Sie braucht.
Das Angebot ist seit einer Woche draußen
Nachfragen fühlt sich aufdringlich an, also fragt niemand. Anna fragt freundlich nach, ob es angekommen ist und ob es Fragen gibt.
Sie geben Anna die Aufgabe. Anna ruft an. Sie lesen das Ergebnis.
Wofür Anna anruft
Acht Anrufe, die Sie abgeben können.
Alles Anrufe mit einem konkreten Anlass und einem klaren Ziel. Anna weiß, was sie klären soll, und meldet Ihnen, was herausgekommen ist.
Termine bestätigen
Anna ruft die Termine von morgen durch. Passt einer nicht, bietet sie gleich einen neuen an.
Weniger Leerfahrten, kein leerer Platz im Kalender.
Kurzfristig umplanen
Monteur krank, Lieferung verspätet: Anna informiert die Betroffenen und vereinbart Ersatztermine.
Ihre Kunden erfahren es von Ihnen, bevor sie warten.
Rückrufe erledigen
Anna ruft zurück, klärt das Anliegen und macht einen Termin mit Ihnen oder stellt durch, wenn es dringend ist.
Niemand wartet tagelang auf Ihren Rückruf.
Angebot nachfassen
Wer ein Angebot angefordert hat, wird gefragt, ob es angekommen ist und was noch offen ist.
Sie wissen, woran Sie sind, statt zu raten.
Nach dem Auftrag nachfragen
Ein paar Tage nach der Arbeit fragt Anna nach, ob alles passt.
Reklamationen landen bei Ihnen, nicht in einer Bewertung.
Offene Rechnung ansprechen
Eine freundliche Erinnerung an Bestandskunden. Den Grund nennt Anna erst der richtigen Person.
Das unangenehme Telefonat ist erledigt, der Ton bleibt gut.
Bei Dritten nachfragen
Lieferant, Partnerbetrieb, Hausverwaltung: Anna fragt nach, was Sie wissen müssen.
Sie hängen nicht in der Warteschleife.
Freie Aufgabe
Sie beschreiben in zwei Sätzen, was Anna klären soll.
Für alles, was in keine Schublade passt.
Anna im Gespräch
Vorstellen, fragen, festhalten.
So läuft eine Terminbestätigung. Anna sagt, wer sie ist, fragt nach der richtigen Person und verschiebt den Termin gleich im Gespräch, wenn er nicht passt.
Beispieldialog, kein Mitschnitt.
Betrieb und Namen sind erfunden. Wie Anna wirklich klingt, hören Sie in der Demo – sie ruft Sie an.
Anna in der Demo erleben Beispieldialog
- Anna
Grüß Gott, hier ist Anna, die KI-Assistentin der Tischlerei Muster. Spreche ich mit Frau Berger?
Stellt sich als KI vor - Frau Berger
Ja, am Apparat.
- Anna
Ich rufe wegen Ihres Termins morgen um halb zehn an – passt das noch?
Grund erst nach der Person - Frau Berger
Morgen geht leider nicht. Donnerstag wäre besser.
- Anna
Donnerstag um zehn hätte Herr Muster Zeit. Soll ich das eintragen?
Schaut im Kalender nach - Frau Berger
Ja, bitte.
- Anna
Dann Donnerstag, zehn Uhr. Den morgigen Termin trägt Herr Muster aus. Danke, Frau Berger!
Fasst zusammen
Danach in der Web-App
- Auftrag
- Termin bestätigen · Fr. Berger
- Ergebnis
- Verschoben auf Donnerstag, 10:00 · im Kalender eingetragen
- Status
- Erledigt
So funktioniert’s
Vom Auftrag zum Ergebnis.
Sie müssen Anna nichts beibringen. Sie sagen ihr, wen sie anrufen und was sie klären soll.
- 1
Sie geben den Auftrag.
Einzeln in App oder Web-App, als Liste für mehrere Anrufe oder über Ihren KI-Assistenten. Dazu gehört immer der Anlass: warum Anna anrufen darf.
Beispiel „Termine von morgen bestätigen.“
- 2
Sie geben frei, Anna ruft an.
In Ihren Anrufzeiten, einer nach dem anderen. Hebt jemand ab, ist Anna schon in der Leitung. Erreicht sie niemanden, versucht sie es später noch einmal.
Beispiel Büro Lehner: Mailbox, nächster Versuch 14 Uhr.
- 3
Sie lesen das Ergebnis.
Bestätigt, verschoben, Rückruf gewünscht, kein Interesse, nicht erreicht. Dazu eine kurze Zusammenfassung und das Gespräch zum Nachlesen.
Beispiel Fr. Berger: verschoben auf Donnerstag, 10 Uhr.
Vorteile
Was Sie davon haben, wenn Anna anruft.
Die Liste wird fertig
Bestätigen, nachfragen, zurückrufen: Anna arbeitet die Anrufe ab, die sonst bis übermorgen liegen bleiben. Auch an Tagen, an denen Sie keine Minute haben.
Ein Anruf nach dem anderen, in Ihren Anrufzeiten.
Ein Ergebnis je Anruf
Bestätigt, verschoben, Rückruf gewünscht, nicht erreicht: Sie sehen auf einen Blick, was erledigt ist und wo Sie selbst noch gebraucht werden.
Mit Zusammenfassung und Gespräch zum Nachlesen.
Kein Wählautomat
Anna spricht natürlich, lässt sich unterbrechen und geht auf Rückfragen ein. Hebt jemand ab, ist sie schon in der Leitung.
Siehe Beispieldialog oben: Der Termin wird im Gespräch verschoben.
Wer zurückruft, landet bei Anna
Ruft die angerufene Person später zurück, weiß Anna, worum es ging, und macht dort weiter. Sie müssen nichts erklären.
Gesprächsgedächtnis: einstellbar und löschbar.
Anna hebt auch ab, wenn Sie nicht können: anna-hebt-ab.at
Spielregeln
Anrufen ja. Belästigen nein.
Ausgehende Anrufe sind heikel, wenn man sie falsch macht. Deshalb sind die Regeln fest eingebaut und keine Frage des guten Willens.
- Nur mit Anlass. Jeder Auftrag braucht eine Grundlage: ein bestehender Kunde, eine Anfrage, ein Rückrufwunsch. Kaltakquise macht Anna nicht – Werbeanrufe ohne Einwilligung sind in Österreich verboten (§ 174 TKG 2021).
- KI ab dem ersten Satz. Anna sagt sofort, dass sie eine KI-Assistentin ist und für welchen Betrieb sie anruft.
- Erst die Person, dann der Grund. Anna fragt nach der richtigen Person, bevor sie sagt, worum es geht. Wer nicht gemeint ist, erfährt nichts über das Anliegen.
- Sie geben frei. Sie sehen jeden Auftrag, bevor Anna wählt. Was nicht passt, lehnen Sie ab.
- Anständige Zeiten. Anna ruft werktags in Ihren Anrufzeiten an, nicht an Feiertagen, und versucht es nur begrenzt oft.
- Ein Nein gilt. Wer nicht mehr angerufen werden möchte, kommt auf die Sperrliste und wird nicht mehr angerufen.
Wer hinter Anna steht
Ein Ansprechpartner, kein Callcenter.
Anna ist ein Produkt von thinkai, der KI-Marke der Pabeschitz Computer Consulting GmbH in Leopoldsdorf, Niederösterreich. Ihr Ansprechpartner ist Ing. Robert Pabeschitz, MSc, Geschäftsführer – von der Demo über die Einrichtung bis zum laufenden Betrieb.
Wir setzen Anna im eigenen Betrieb ein. Version 2.0 nimmt bei uns seit Ende Oktober 2026 Anrufe entgegen. Was wir Ihnen in der Demo zeigen, nutzen wir also selbst.
Einrichtung
In drei Schritten startklar.
- Anforderungen besprechen. Welche Anrufe sollen bei Anna landen, und was soll danach passieren?
- Aufgaben und Anbindungen abstimmen. Begrüßung, Weiterleitungsregeln, Abwesenheit – und wo sinnvoll Kalender oder Ticketsystem.
- Gemeinsam testen. Erst wenn alles passt, erreicht Anna Ihre echten Anrufer.
Kosten
Was Anna kostet, steht transparent im Angebot.
Wir veröffentlichen keine Pauschalpreise, weil sich der Aufwand je Betrieb unterscheidet. Im Angebot sehen Sie getrennt:
- Einrichtung Abstimmung, Konfiguration, gemeinsamer Test
- Laufender Betrieb Anna, Web-App und Betreuung
- Telefonie und Nutzung abhängig von Ihrem Anrufaufkommen
- Optionale Anbindungen z. B. Kalender oder Ticketsystem
Daten und Kontrolle
Klar geregelt, klar erklärt.
Server und Datenbank in Österreich. Die Sprachverarbeitung nutzt zusätzlich den Cloud-Dienst OpenAI.
- Anna tritt offen als KI-Assistentin auf.
- Gesprächsgedächtnis: einstellbar und löschbar.
- Weiterleitung und Abwesenheit legen Sie selbst fest.
Häufige Fragen
Kann ich Anna selbst ausprobieren?
Ja – in einer persönlichen Demo. Sie hören Anna im Gespräch, stellen ihr selbst Fragen und sehen, was danach in der Web-App steht. Gleichzeitig besprechen wir, welche Anrufe Anna in Ihrem Betrieb übernehmen soll. Demo vereinbaren.
Darf Anna meine Kunden überhaupt anrufen?
Ja, wenn es einen Anlass gibt: ein bestehender Kunde, eine Anfrage, ein vereinbarter Termin oder ein Rückrufwunsch. Diesen Anlass geben Sie bei jedem Auftrag an. Werbeanrufe ohne Einwilligung sind in Österreich verboten (§ 174 TKG 2021), deshalb macht Anna keine Kaltakquise und ruft keine fremden Adresslisten an.
Merken die Angerufenen, dass eine KI anruft?
Ja. Anna sagt im ersten Satz, dass sie eine KI-Assistentin ist und für welchen Betrieb sie anruft. Dann fragt sie nach der richtigen Person und nennt erst danach den Grund des Anrufs.
Kann ich Anna mehrere Anrufe auf einmal geben?
Ja. Sie beauftragen Anrufe einzeln in App oder Web-App, als Liste für mehrere Anrufe oder über Ihren KI-Assistenten. Anna führt einen Anruf nach dem anderen, in Ihren Anrufzeiten. Wie viele Anrufe pro Tag hinausgehen, ist einstellbar.
Was sehe ich nach einem ausgehenden Anruf?
Zu jedem Auftrag das Ergebnis, zum Beispiel bestätigt, Termin vereinbart, Rückruf gewünscht, kein Interesse oder nicht erreicht. Dazu eine kurze Zusammenfassung und das Gespräch zum Nachlesen.
Kann ich meine bestehende Telefonnummer weiterverwenden?
Wie Anna mit Ihrer bestehenden Nummer verbunden wird, hängt von Ihrem Telefonanbieter und Ihrer Telefonanlage ab – zum Beispiel über eine Rufumleitung. Das prüfen wir in der Demo bzw. im Angebot konkret für Ihren Anschluss, statt Ihnen vorab etwas Pauschales zu versprechen.
Was passiert, wenn ein Anrufer einen Menschen sprechen möchte?
Das legen Sie fest. Anna kann ein Gespräch nach Ihren Regeln weitergeben – angekündigt: Sie erfahren vor der Übernahme, wer anruft und worum es geht. Passt es gerade nicht, nimmt Anna einen Rückrufwunsch auf, der danach in Ihrer Übersicht steht.
Was kann ich selbst einstellen?
Begrüßung, Abwesenheitszeiten, Stimme und Weiterleitung passen Sie selbst an. Das Gesprächsgedächtnis für bekannte Rufnummern ist einstellbar und lässt sich löschen.
Was sehe ich nach dem Anruf?
In der Web-App sehen Sie jeden Anruf mit einer kurzen Zusammenfassung, offene Rückrufe und den Bearbeitungsstand. Erledigtes markieren Sie direkt dort. Anna gibt es zusätzlich als App; welche Funktionen dort auf welchem Gerät verfügbar sind, zeigen wir Ihnen in der Demo.
Welche Kalender- oder Ticketsysteme werden unterstützt?
Konkret dokumentiert sind Microsoft 365 für Kalender und Atera für Tickets und Kundendaten. Wie weit eine Anbindung reicht, hängt von der Einrichtung ab. Andere Systeme prüfen wir gern – zusagen können wir sie erst nach dieser Prüfung.
Wo liegen die Daten und wie erfolgt die Sprachverarbeitung?
Server und Datenbank betreiben wir in Österreich. Für die Sprachverarbeitung im Gespräch nutzt Anna zusätzlich den Cloud-Dienst OpenAI. Welche Daten dabei anfallen und wie Sie Gedächtnis und Einstellungen steuern, besprechen wir offen mit Ihnen.
Wie werden Einrichtung und laufende Kosten vereinbart?
Über ein individuelles Angebot. Darin stehen getrennt: die Einrichtung, der laufende Betrieb, Telefonie bzw. Nutzung und optionale Anbindungen. So sehen Sie, wofür Sie zahlen. Mehr dazu auf der Seite Kosten.
Demo vereinbaren
Welche Anrufe würden Sie Anna morgen geben?
In der Demo ruft Anna Sie an. Sie hören, wie sie klingt, und wir besprechen, welche Anrufe sie in Ihrem Betrieb übernimmt.
Termin über Microsoft Bookings – Sie wählen Tag und Uhrzeit selbst. Lieber direkt?